第一章 总则

第一条  为了加强学院档案管理的安全工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据国家有关法律法规和档案管理的规定，结合学院实际情况，制定本制度。

第二条  本制度适用于学院范围内所有档案的收集、整理、保管、利用、鉴定销毁等环节的安全管理工作。

第三条  档案安全管理应遵循统一领导、分级管理的原则，确保档案的安全保密性。

第二章 组织机构与职责

第四条  成立档案工作领导小组，由院领导担任组长，成员包括各相关部门负责人，负责指导全校档案安全管理工作。

第五条  设立专门的档案管理部门或指定专人负责档案的安全管理工作，具体负责档案的日常管理及安全防护。

第六条  定期对档案管理人员进行业务培训，提高其档案安全意识和业务技能。

第三章 档案收集与整理安全

第七条  档案收集过程中，应确保来源的合法性和真实性，防止收集虚假或非法的档案材料。

第八条  对收集的档案进行初步筛选和鉴定，剔除无用或重复的材料，确保档案的质量。

第九条  整理档案时，应在安全、整洁、通风良好的环境中进行，避免档案受到污染和损坏。

第十条  严格遵守档案整理的规范和流程，确保档案分类准确、编号有序、装订牢固。

第四章 档案保管安全

第十一条  设立专门的档案库房，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防高温、防有害气体等要求。

第十二条  档案库房应安装监控设备、报警系统和消防设施，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。

第十三条  严格限制非档案管理人员进入档案库房，确因工作需要进入的，须经档案管理部门负责人批准，并由档案管理人员陪同。

第十四条  档案库房内严禁存放易燃、易爆、易腐蚀等危险物品，保持库房整洁、卫生。

第十五条  定期对档案进行检查和清点，发现问题及时采取措施进行处理，并做好记录。

第五章 档案利用安全

第十六条  建立健全档案利用制度，明确档案利用的范围、程序和审批权限。

第十七条  利用者查阅档案时，应出示有效证件，并填写查阅登记表。

第十八条  档案管理人员应根据审批情况提供档案，并在利用者查阅过程中进行监督和指导，防止档案被涂改、损坏或丢失。

第十九条  严禁利用者擅自复制、摘抄档案内容，确因工作需要复制的，须经档案管理部门负责人批准，并在复制件上注明出处和日期。

第二十条  对涉及机密、隐私的档案，应严格控制利用范围，按照有关规定进行审批和管理。

第六章 档案信息化安全

第二十一条  加强档案信息化建设，建立档案管理信息系统，确保档案信息的安全存储和有效利用。

第二十二条  对档案管理信息系统进行定期维护和升级，及时修复系统漏洞，防止黑客攻击和病毒感染。

第二十三条  严格控制档案信息的访问权限，实行身份认证和授权管理，确保只有合法用户能够访问和操作档案信息。

第二十四条  对重要的档案数据进行定期备份，并存储在安全的地方，防止数据丢失。

第七章 档案销毁安全

第二十五条  建立档案销毁制度，明确档案销毁的范围、程序和审批权限。

第二十六条  对超过保管期限的档案进行鉴定，确无保存价值的，按照规定程序进行销毁。

第二十七条  销毁档案应编制销毁清单，由档案管理部门负责人审核，报学校领导批准后，在指定地点由两人以上监销，并在销毁清单上签字。

第二十八条  严禁擅自销毁档案，对违反规定销毁档案的行为，依法追究相关人员的责任。

第八章 应急处置

第二十九条  制定档案安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急响应程序和措施等。

第三十条  定期组织应急演练，提高应对档案安全突发事件的能力。

第三十一条  一旦发生档案安全突发事件，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处置，并及时报告学校领导和上级有关部门。

第九章 培训与教育

第三十二条  定期组织档案管理人员参加档案安全知识培训，提高其安全意识和业务水平。

第三十三条  对全校师生进行档案安全宣传教育，增强其档案安全意识和遵守档案管理制度的自觉性。

第十章 附则

第三十四条  本制度由党政办公室负责解释。

第三十五条  本制度自发布之日起执行。